مرتضی احسانی خطاب به روسای واحدهای مرکز استان (دبیران هیأت امنای استان‌ها)، واحدهای جامع مستقل، رؤسای واحدها، مراکز آموزشی و سازمان سما این دانشگاه آمده است: پیشاپیش حلول سال نو و بهار پرطراوت را به خانواده بزرگ و معزز دانشگاه آزاد تبریک و تهنیت عرض کرده و سالی سرشار از برکت و معنویت از درگاه ایزد سبحان برای کلیه همکاران مسئلت می‌دارد.
در راستای تاکیدات رئیس دانشگاه مبنی بر اهتمام ویژه به رفاه و تسهیل برخورداری اعضای هیات علمی و غیرهیات علمی دانشگاه و خانواده‌های محترم آنان از امکانات اقامتی- رفاهی واحدها و مراکز آموزشی دانشگاه آزاد اسلامی در تعطیلات نوروز، لازم است «ستاد اسکان نوروزی» تحت نظارت مستقیم رؤسا و معاونین اداری و مالی واحدها و مراکز آموزشی و با برنامه‌ریزی دقیق و به کارگیری حداکثر توان و ظرفیت ممکن برابر دستورالعمل‌های ذیل به نحو مطلوبی تشکیل شود.
۱- تمامی واحدها مکلفند با هماهنگی هیات امنای استانی و نظارت مستقیم دبیر کمیته بیمه و رفاه استان متبوع خود نسبت به تشکیل ستاد اسکان نوروزی از تاریخ ۱۶ اسفندماه ۹۴ تا ۱۵ فروردین ماه ۹۵ به صورت شبانه‌روزی اقدام کرده و گزارش عملکرد خود را تا پایان فروردین‌ماه (طبق جدول پیوست) از طریق دبیرخانه هیات امنای استان مربوطه، به اداره کل منابع انسانی و سیاست‌های رفاهی دانشگاه اعلام کند.
۲- هرگونه پذیرش و رزرو اماکن اقامتی واحدها صرفا براساس معرفی‌نامه از واحدهای مبدا و با اولویت تاریخ وصول آن مورد تاکید است. از رؤسا و معاونین اداری و مالی و دبیران کمیته بیمه و رفاه انتظار می‌رود از رزرو محل اقامت بدون معرفی‌نامه و خارج از ضوابط و مقررات پرهیز کنند. بدیهی است در صورت وصول شکایات و صحت و سقم موضوع پس از بررسی و ارزیابی، برابر مقررات و آیین‌نامه‌های مربوطه اقدام خواهد شد.
تبصره: به منظور برنامه‌ریزی واحدهای مقصد در پذیرش میهمانان، زمان دریافت تقاضای اسکان، از تاریخ ابلاغ بخشنامه و نهایتا تا ۲۶ اسفندماه تعیین می‌شود.
۳- به منظور نظارت، راهنمایی و رفع اشکالات احتمالی، ستاد مرکزی اسکان نوروزی در سازمان مرکزی دایر می‌شود و همچنین به همین منظور در صورت صلاحدید دبیرخانه هیات امنای استان‌ها، ستادی به صورت شبانه‌روزی در تاریخ‌های اشاره شده تشکیل می شود.
۴- با توجه به کثرت متقاضیان و محدودیت ظرفیت اماکن رفاهی و اقامتی واحدها و جهت انتفاع عموم همکاران و خانواده‌های ارجمند ایشان، حداکثر مدت زمان استفاده از اماکن اقامتی واحدها و مراکز دانشگاهی سراسر کشور برای همکاران ۳ شب و ۴ روز تعیین می شود. تنها کارکنان و منسوبین آنها مجاز به استفاده از اماکن اقامتی دانشگاه خواهند بود.
۵- واحدها و مراکز آموزشی موظفند در تمامی اماکن اقامتی و رفاهی اعم از مجتمع رفاهی، میهمانسرا، استادسرا، سوئیت، آپارتمان، خوابگاه و سایر فضاهای مشابه، ضمن تامین فضای مطلوب و مناسب تمامی نکات بهداشتی و ایمنی را فراهم کنند.
۶- مسئولین واحدها به محض وصول بخشنامه نسبت به بازبینی و رفع عیوب احتمالی تمامی سیستم‌های تاسیساتی اماکن رفاهی واحد متبوع خود اعم از گرمایشی و سرمایشی اقدام کرده و نسبت به رفع نواقص و کمبودها: اعم از یخچال، تلویزیون، فرش، پتو و ملحفه و حتی‌الامکان (قند و چای و مواد شوینده) و سایر وسایل و ملزومات رفاهی آن حداکثر تا تاریخ ۱۵ اسفندماه ۹۴ اقدام کنند.
۷- هزینه اقامت به ازای هرشب اقامت در میهمانسرا، سوئیت، آپارتمان برای هر خانوار ۵ نفره مبلغ ۲۰۰ هزار ریال و استادسرا، خوابگاه و سایر فضاهای آموزشی ۱۰۰ هزار ریال تعیین شده است. اخذ هرگونه وجه مازاد بر مبلغ مقرر شده ممنوع است.
تبصره (۱) : در اختیار قرار دادن امکانات رفاهی و اقامتی در ایام یاد شده به میهمانان به صورت رایگان، در صورت صلاحدید رؤسای واحدها و مراکز آموزشی، بلامانع است.
تبصره (۲) : به ازای هر نفر مازاد بر ۵ نفر مبلغ ۲۰ هزار ریال تا سقف حداکثر ۱۰ نفر بلامانع است.
تبصره (۳) : هزینه اقامت پس از تایید ثبت‌نام صرفا به حساب اعلام شده توسط واحد مقصد واریز شده و از دریافت وجه نقد جدا خودداری شود.
۸- واحدهای مستقر در شهر تهران و یا سایر واحدها و مراکزی که فاقد اماکن اقامتی و رفاهی هستند موظف به تجهیز محلی از ساختمان اداری یا کلاس‌های آموزشی با رعایت شرایط بهداشتی و ایمنی برای اقامت موقت میهمانان نوروزی است.
۹- در راستای حفظ کرامت دانشگاه و شأن و منزلت همکاران گرامی و پرهیز از ایجاد هرگونه وهن و سوء‌تفاهم، رؤسای واحدهای دانشگاهی پرمخاطب موظفند تدابیری اتخاذ فرمایند تا با توجه به ظرفیت موجود حداکثر پذیرش ممکن انجام پذیرد و از سردرگمی این عزیزان در شهر واحد متبوع جلوگیری به عمل آید.
۱۰- برای جبران زحمات و خدمات شبانه‌روزی اعضای فعال ستاد اسکان نوروزی، با توجه به ثبت ورود و خروج ۳ روز مرخصی تشویقی و ۵۰ ساعت اضافه کار (تا سقف حداکثر ۵ نفر) برای اعضای فعال برابر شرایط ذیل تعیین می شود.
تبصره: اعضای ستاد اسکان نوروزی برحسب درجه واحدها:
واحدهای جامع و بسیار بزرگ: ۵ نفر- واحدهای بزرگ و متوسط: ۴ نفر- واحدهای کوچک و مراکز آموزشی: ۳ نفر
۱۱- واحدها مکلفند به محض وصول بخشنامه مفاد آن و فهرست دبیران کمیته بیمه و رفاه (طبق لیست پیوست) به نحو شایسته به همکاران اطلاع‌رسانی کنند.
۱۲- دبیران کمیته بیمه و رفاه موظفند با نصب پلاکارد در ابتدای شهر متبوع و یا معابر اصلی با درج کروکی محل اسکان و همچنین در سایت واحد، موقعیت دقیق ستاد اسکان را برای میهمانان گرامی مشخص کنند.
۱۳- دبیران محترم هیات امنای استان‌ها موظفند به نحو مقتضی نسبت به ارزیابی ستاد اسکان نوروزی مستقر در سطح استان تحت پوشش، اقدام و نتیجه را به اداره کل منابع انسانی و سیاست‌های رفاهی دانشگاه جهت رتبه‌بندی ارسال کنند.
۱۴- متقاضیان می‌توانند هرگونه شکایت، انتقاد و پیشنهاد خود را از طریق سایت اداره کل منابع انسانی و سیاست‌های رفاهی hr.iau.ir ارسال کنند.
عملکرد تمامی واحدها و مراکز دانشگاهی در نحوه پذیرش و ارائه خدمات رفاهی به میهمانان نوروزی پس از ارزشیابی دقیق و رتبه‌بندی به حضور ریاست محترم دانشگاه خواهد رسید و ضمن درج اسامی واحدهای برتر از طریق روزنامه فرهیختگان از زحمات آنان قدردانی می شود.
معرفی واحدهای برتر در هر استان از نظر نحوه ارائه خدمات مطلوب، نحوه برخورد و تعداد پذیرش میهمانان ستاد اسکان نوروزی در سال ۹۴ عبارتند از: شیراز، مشهد، نجف‌آباد، کرمان، یاسوج، چالوس، همدان، یزد، بندرعباس، تبریز، لاهیجان، شاهرود و بوشهر.
مسئولیت حسن اجرای این بخشنامه به عهده دبیران هیات امنای استانی، روسا و معاونین اداری و مالی واحدها و مراکز آموزشی خواهد بود.
این بخشنامه در تاریخ ۲۷ بهمن ماه ۹۴ به تایید رئیس دانشگاه آزاد رسیده است.
