مأموریت‌ها و وظایف اداره کل سازمان و روش‌ها

به گزارش قلم نيوز، محمود یوسفی در گفت و گو با خبرنگار پایگاه خبری بانک مسکن-هیبنا با بیان اینکه اداره کل سازمان و روش ها در راستای تحقق یکی از مأموریت‌های اصلی بانک طراحی شده تا با طراحی ساختار و تدوین روش های بهینه در جهت تحقق عملکرد بهتر، تأمین نیازهای اساسی مشتریان بانک و سایر ذینفعان گام بردارد،گفت: اصلاح و تجدید نظر مستمر در روش‌ها و فرآیندهای انجام کار خصوصاً با توجه به تغییرات مستمر در نظام بانکی اجتناب‌ناپذیر است. در همین ارتباط، واحدهای ذیربط جهت تدوین و به روزرسانی فرآیندها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها به منظور ارایه راهنمای دقیق نحوه انجام امور، ترتیب و توالی فعالیت‌ها و ابلاغ ضوابط و مقررات به شبکه بانک در زیرمجموعه معاونت بهبود روش‌ها پیش‌بینی شده است.

وی فلسفه اصلی شکل گیری اداره کل سازمان و روش های بانک مسکن و چشم انداز تعریف شده برای این اداره کل را تحقق اهداف و مأموریت های بانک از طریق طراحی سازمان، نظام‌ها و روش‌های بهینه عنوان و خاطر نشان کرد: چابک‌سازی سازمان بانک، متناسب و منطقی‌سازی حجم و اندازه سازمان بانک، مرتفع کردن همپوشانی و تداخل وظایف و اختیارات در بخش‌های مختلف، بررسی و کنترل سقف پست‌های سازمانی و تعیین و برآورد تعداد و نوع مشاغل مورد نیاز هر یک از واحدها برمبنای کارسنجی و همچنین تدوین و بهبود مستمر فرآیندها و روش‌های عملیاتی، سیستمی و سازمانی، راهبردهای اصلی این اداره کل را تشکیل می دهد.

به گفته یوسفی، یکی از شرح وظایف اداره کل سازمان و روش های بانک مسکن، تعیین ساختار سازمانی بانک و واحدهای زیرمجموعه هر بخش بر اساس اهداف و برنامه‌های تدوین شده برای هر یک از واحدها اعم از مدیریت‎های امور، ادارات کل، مدیریت‌های شعب و شعب می‌باشد.

همچنین برآورد و تخمین تعداد پایوران، کارشناسان و سایر مشاغل تخصصی و اجرایی مربوط به هر یک از واحدهای سازمانی حسب ضوابط و دستوالعمل های موجود، بررسی و تدوین و به روزرسانی شرح وظایف واحدها (صف و ستاد) به منظور تفکیک وظایف بین واحدها، تدوین و به‌ روزرسانی شرح شغل و شرایط احراز تمامی مشاغل موجود در بانک، اعم از مشاغل مدیریتی، تخصصی و اجرایی، شناسایی مشاغل جدید مورد نیاز بانک و انجام اقدامات مورد نیاز جهت افزودن آنها به جدول مشاغل بانکی، بررسی فرآیند انجام کارها و در صورت لزوم اصلاح ساختار و یا مراحل انجام کار با هدف بهبود سازمان، درجه بندی شعب و تعیین تعداد و نوع مشاغل مورد نیاز آنها، از طریق مطالعه و بررسی مداوم حجم کار شعب و نظام مانیتورینگ شعب، درجه‌بندی مدیریت‌های شعب مناطق و استان ها بر اساس تعداد، درجه و امتیاز کسب شده توسط شعب تحت پوشش، تهیه و تنظیم نمونه‌های مطبوعاتی مورد استفاده و ارایه پیشنهاد به منظور بهبود کیفیت و کارایی فرم‌ها و نمونه‌ها و حذف نمونه های غیرضروری و زاید و همچنین طراحی نمونه‌های جدید، بررسی و مطالعه برنامه ریزی شده در خصوص نرخ کارمزد خدمات، تعرفه ها و روش‌های سازمانی و مطالعه بازخورد روش‌های سازمانی متداول بانک با هدف اصلاح و بهبود، تدوین و یا بازنگری در ضوابط حدود اختیارات ادارات و مدیریت‌های شعب در انجام معاملات، همچنین تهیه و تدوین دستورالعمل‌ها و روش های عملیاتی مورد نیاز در واحدهای ستادی و اجرایی بانک متناسب با ضوابط ذیربط و اهداف بانک از قبیل بایگانی موضوعی، محو اوراق زاید، صندوق امانات، سیستم صف و... از سایر وظایف این اداره کل است که در حوزه وظایف سازماندهی قرار می‌گیرد.

همچنین مطالعه و بررسی آیین‌نامه‌ها، روش‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی تدوین شده و تحقیق مستمر در مورد آنها به منظور بازنگری و بهینه کردن روش‌های اجرایی و رفع نواقص و مشکلات آنها، بررسی مستمر سیستم‌های مکانیزه و فرآیندهای جاری به منظور شناسایی مشکلات و نواقص روش‌های موجود و ارایه راهکار به منظور دستیابی به وضع مطلوب تر از طریق تبدیل و یا اصلاح سیستم، مطالعه و بررسی خدمات و سرویس های مکانیزه قابل راه اندازی جهت بهبود فرآیندهای کاری و نتایج قابل حصول و همکاری با حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات جهت تهیه نرم افزار مطابق با دستورالعمل ها و همچنین مطالعه و اشراف کافی به روش‌ها و فناوری‌های نوین و برنامه‌ریزی جهت انطباق و سیستمی نمودن فرآیندها در این اداره کل صورت می گیرد.

از سوی دیگر، تهیه، تدوین و بازنگری روش‌ها و دستورالعمل‌های عملیاتی بانک در حوزه تخصیص منابع و همچنین تجهیز منابع شامل محصولات جدید سپرده‌ای، سپرده‌های تعهدی (تجهیز و تخصیص) اعم از صندوق پس‌انداز مسکن یکم، جوانان و ممتاز، سایر حساب‌های سپرده‌ای اعم از قرض‌الحسنه و سرمایه‌گذاری مدت دار و نیز تخصیص منابع در قالب عقود و همچنین ابلاغ آنها به واحدهای اجرایی، دریافت و بررسی طرح‌های پیشنهادی همکاران و مشتریان از طریق دبیرخانه نظام پیشنهادها، احصای فرایندهای واحدهای سازمانی و تهیه شناسنامه مربوط به فرایندها، اخذ پیش‌نویس دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌های اجرایی که در حیطه وظایف ادارات کل تخصصی است و تطابق آن با سایر ضوابط و مقررات جاری بانک جهت فراهم آوردن امکان ابلاغ آن و همچنین دبیری کمیسیون صدور بخشنامه‌ها به عنوان متولی و مرکز صدور دستورالعمل‌ها و تدوین فرآیندهای بانک نیز در فهرست وظایف و اقدامات حوزه بهبود روش‌های این اداره کل قرار دارد.