افزایش سرعت سامانه اسناد الکترونیکی شهرداری مشهد

به گزارش قلم به نقل از پایگاه اطلاع‌رسانی شهرداری مشهد، محمدجواد رجائیان گفت: قبل از پیاده‌سازی این سامانه، مجموعه‌های مدیریت شهرداری در مباحث مربوط به نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک با مشکلات بسیار زیادی مواجه بودند.
وی ادامه داد: همچنین دسترسی به اسناد و مدارک و جستجو در میان بسیاری از اسناد کاغذی شامل نامه‌های تایپ شده، عکس‌ها، مدارک و دست نوشته‌های انباشته شده نیز برای افراد، وقت‌گیر و مستلزم صرف زمان زیاد بود. در این راستا، سازمان فاوا ، سیستم گنجینه مدارک و اسناد الکترونیکی «سیگما» را طراحی و پیاده‌سازی کرد؛ به نحوی که با توجه به سطح بالای امنیت و قابلیت‌های متنوع سیستم، توانست در مدیریت بایگانی شهرداری تحولی بزرگ ایجاد کند.
وی ادامه داد: به مرور زمان، افزایش تعداد کاربران و حجم داده‌های بارگذاری شده و سامانه‌های مرتبط با سیگما، همچنین مشکلات دیگر مانند کانفیگ نامناسب سرور و دیتابیس، باعث کندی در این سامانه حساس و زیرساختی شهرداری شد.
مدیرعامل سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد عنوان کرد: به همین منظور با هدف بهبود و ارتقاء وضعیت موجود سامانه سیگما، مدیریت آن به اداره بهینه‌سازی سیستم‌ها و بانک‌های اطلاعاتی سازمان فاوا واگذار شد.
رجاییان در ادامه به مهم‌ترین اقدامات در راستای بهبود این سامانه اشاره کرد و اظهار داشت: با راه‌اندازی سیستم مانیتورینگ و بررسی پارامترها و کانفیگ‌های مختلف سرورها و دیتابیس سامانه گنجینه مدارک و اسناد الکترونیکی سیگما، طرحی جهت بهینه‌سازی و بهبود کارایی این سامانه تهیه و پس از تایید فنی، فاز اول طرح اجرا شدکه این اقدام باعث بهبود کیفیت خدمات سامانه در بارگذاری و باربرداری اسناد به میزان قابل توجه حداقل 25 برابری شد؛ به نحوی که هم اکنون زمان بارگذاری اسناد به طور متوسط از بیش 25 ثانیه به کمتر از یک ثانیه و برداشت اسناد از بیش از 30 ثانیه به کمتر از 3 ثانیه رسیده است.
وی افزود: در حال حاضر بیش از 700 کاربر در مجموعه شهرداری مشهد با این سامانه کار می‌کنند و پیوست‌های سامانه‌های تاکسیرانی، میادین، کمیسیون ماده 77، سامانه مدیریت و تولید کد و دسکتاپ مشترک در این سامانه قرار دارد و به زودی پیوست‌های سامانه مالی رایورز و منابع انسانی هم به این موارد اضافه خواهد شد.
مدیرعامل سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد اهمیت سامانه گنجینه مدارک و اسناد الکترونیکی سیگما را زیرساختی بودن سرویس ارائه شده برای سامانه‌های حیاتی شهرداری مشهد توصیف کرد و گفت: یکپارچگی سامانه با مجموعه نرم‌افزارهای تحت ویندوز، جستجوی امن و قدرتمند براساس داده‌های ثبت شده و امکان تبدیل آسان و سریع اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال از مهم‌ترین قابلیت‌های ویژه این سامانه است.
وی در پایان افزود: در حال حاضر بیش از 2 میلیون سند به همراه اطلاعات جانبی اسناد و متادیتای با حجم بیش از 16 ترابایت در سامانه سیگما بارگذاری شده است.