همزمان با تحول در فناوری تغییر در محیط کار نیز با سرعتی شگفت‌آور رخ داده‌است. نرخ پیشرفت فناوری حتی نسبت به سال گذشته نیز چشمگیر است. براین اساس برآورد شده‌است که پنج‌سال آینده فناوری 32 برابر بیشتر از آنچه که اکنون هست، پیشرفت کند.
این پیشرفت‌ها تقریبا بر تمامی جنبه‌های کار و مدیریت و محیط کار تاثیر می‌گذارد. از نحوه جذب و استخدام کارکنان تا محل کار، نحوه کار کارکنان، نحوه برقراری ارتباط، همکاری و همچنین مهار‌ت‌هایی که درمشاغل گوناگون مورد نیاز است و صد البته در ابزارهای فنی که در محیط کار از طرف کارکنان در بخش‌های مختلف استفاده می‌شود. پیش‌بینی می‌شود که ما شاهد تغییرات بنیادین درچهار بعد یا جنبه کلیدی از محیط‌های کاری متکی به دفترهای اداری – شغلی خواهیم بود. نخست نیروی کار یا کارکنان و انتظار آن‌ها، دوم، مهار‌ت‌های اداری و شغلی و سازمانی مورد نیاز در کسب‌وکارها، سوم طراحی فضای کاری و فیزیکی محیط کاربه‌خودی خود و چهارم ابزارهای فناوری که از طرف کارکنان و نیز مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نیروی کار
نیروی کار بی‌شک متنوع‌تر از همیشه خواهد بود. تا پنج نسل آینده، بی‌تردید توانایی‌های جسمی، فرهنگ و قومیت‌های متنوع هرچند نه الزاما در فضایی مشترک، به‌طور کلی با هم و درکنار هم کار و رشد می‌کنند. تعداد کارکنان و افرادی که در«سن کار» یا موقعیت اشتغال قرار دارند تا 2050 ادامه می‌یابد. برای تامین نیاز به نیروی کار درواقع تعداد کارگران بالای 55 سال یا کارمندانی که به صورت نیمه‌وقت کار می‌کنند، افزایش می‌یابد. تقاضا برای نیروی کار متخصص همچنان شدید است و این امر خود سبب توجه به انعطاف‌پذیری و اتمسفر محیط کار می‌شود به نحوی که این دسته از نیروی کار متخصص با رضایت، آرامش، احترام به مدیریت، رهبری مشاغل و کارکنان دیگر بپردازند.
همزمان با توسعه ابزارها و دستگاه‌های تکنولوژیک، مانند گوشی‌ها و دستگاه‌های بی‌سیم، وب کنفرانس‌ها و همایشهای اینترنتی، محیط‌های کار مجازی نیز توسعه می‌یابد و فعالیت‌های تشکیلاتی نیز بیش از همیشه پویا و متحرک خواهد شد. تیم‌های ارتباط از راه دور، انجام کار ازراه دور و نیز شکل‌گیری تیم‌های کارکنان مجازی، به امری عادی مبدل می‌شود. در این شرایط اطلاعات و ارتباطات نیز سریع‌تر و آسان‌تر می‌شود به‌گونه‌ای که به کارکنان امکان می‌دهد از هر نقطه‌ای در جهان با شرکت‌های گوناگون همکاری کنند و این خود مستلزم افزایش مهارت درروابط بین فردی است.
دیجیتال‌های مادر زاد
ورود افراد یا بومیان دیجیتال digital natives به خیل نیروی کار، از هم اکنون شاید آغاز شده باشد. کسانی که از ابتدا درعصر ، محیط ودنیای کاملا دیجیتال ازمادر متولد شده‌اند. ورود این دسته از کارکنان دیجیتال منجر به طرح مطالبات و انتظارهای جدید کارکنان و نیز ارائه معنی تازه‌ای از کار و اشتغال می‌شود که خود گزینه‌های شغلی انعطاف‌پذیر را در پی دارد و شاید سبب ورود مشاغل جدید و خود اشتغالی- self-employment، به گونه‌ای متفاوت از آنچه شود که اکنون می‌شناسیم.
مشاغل پورتفولیو و اقتصاد گیگ
امروزه در ادبیات عمومی مدیریت، به هر مجموعه‌ای از اجزا که کارکرد یا دستاورد اقتصادی داشته باشد، پورتفولیو - Portfolio وگاهی«پورتفولیو» گفته می‌شود. پرتفولیو در بازار اشتغال تقریبا چیزی به معنی خلاصه‌ای از سوابق، مهار‌ت‌های شغلی و توان علمی شماست که عامل رقابت درکسب مشاغل میان متقاضیان شغل می‌شود. پرتفولیو به‌طور کلی در یک سازمان یا شرکت، عبارت از مجموعه پروژه‌ها، طرح‌ها و ابتکارات برای آینده است که به منظور تسهیل در مدیریت موثر و برآورد اهداف استراتژیک کسب‌وکار در کنار هم قرار می‌گیرند.
مشاغل پورتفولیو سبب افزایش حرکت کارکنان از پروژه‌ای به پروژه دیگر یا گیک به گیگ شدن آن‌ها می‌شود که این خود سبب شکل‌گیری «اقتصاد گیگ» (Gig Economy)می‌شود. اقتصاد گیگ، محیطی است که موقعیت و جایگاه افراد در آن به‌طور معمول موقتی است.
درگیگ اکونومی با دو طیف مشخص در فعالیت‌های اقتصادی نقش اصلی دارند. نخست کارکنانی که به‌طور مستقل و از طریق فروش نیروی کار و تخصص، در پروژه‌ها و فعالیت‌های مشخص و مقطعی، به صورت تولید گیگ‌ها داده، کسب درآمد می‌کنند. این کارکنان برخلاف روش‌های سنتی که درآمد خود را بر مبنای ساعات کار، دریافت می‌کنند؛ شرایط نسبتا آزادتری در شغل خود دارند. گروه دوم درگیگ اکونومی، وجود وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌هایی است که متقاضیان و مشتریانی را که به‌عنوان کارفرما به خدمت خاصی نیاز دارند، به این دسته از کارکنان فریلنسر مرتبط می‌کنند. همانند شرکت‌ها و موسساتی که رابط میان کارکنان گیگ اکونومی و متقاضیان این خدمات هستند. تفاوت اصلی گیگ و کار سنتی این است که گیگ به صورت موقت و کارمزدی است و فریلنسر فقط برای پروژه‌ای مشخص به صورت کارمزدی حقوق دریافت می‌کند.
افزایش مشاغل گیگ اکونومی سبب می‌شود کارکنان با تحرک و پویایی بیشتری از یک پروژه به پروژه دیگر حرکت کنند و این خود سبب شکل‌گیری «گیگ اکونومی» می‌شود که براساس جایگاه ثابت یک شاغل دریک شرکت یا یک موقعیت شغلی خاص نیست. کارکنان حوان‌تر به موازات چنین شرایطی خواستار انعطاف‌پذیری بیشتر در کار می‌شوند و این‌که چه کاری انجام می‌دهند مهم‌تر از جایی خواهند شد که کار می‌کنند. این خوب سبب شکل‌گیری تعاونی‌ها، گروه‌های شغلی آن‌لاین و حتی مزایای شغلی آن‌لاین خواهد شد.
انعطاف‌پذیری بیشتر درمورد محل کار و چگونگی کار لوزما به معنای زمان آزادتر یا اوقات فراغت بیشتر نیست. بلکه با توسعه فناوری‌های بی‌سیم، مدیران، سرپرست‌ها و دستیاران باوجود تماس مستمر، درعین حال دور از کارکنان خواهند بود. خوشبختانه فناوری در این زمینه کمک می‌کند که افراد باهوش‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر از گذشته باشند.
فناوری و مهار‌ت‌های شغلی
بعضی‌آینده‌شناسان پیش بینی کرده‌اند که از پنج سال دیگر جایگاه برتر 35 درصد از مهار‌ت‌های مهم در جدول مشاغل مهم تغییر می‌کند. پیشرفت فناوری‌ها سبب می‌شود محل کار، نوع کار و چگونگی انجام کار نیز دچار تغییر شود.
انعطاف‌پذیری، سازگاری و توانایی یادگیرگی مهار‌ت‌های جدید و تسلط بر فناوری‌های جدید ایجاب می‌کند که مدیران به دنبال ویژگی‌های موردنظر در میان کارکنان خود و در تمام سطوح باشند. همزمان با رشد تیم‌های متنوع کاری که غالبا در محیط‌های مجازی کارمی‌کنند، مهار‌ت‌های فردی ، ارتباط و مشارکتی نیز به طور فزاینده‌ای اهمیت می‌یابد.
از آن‌جا که فناوری سبب تسهیل کارها و کاهش مدت زمان مورد نیاز برای انجام کارها می‌شود، نیروی کار ماهرتر و تخصصی‌تر خواهد شد. درنتیجه تقاضا برای استعدادهای خلاق و همچنین توانایی‌های شناختی و تحلیلی افزایش می‌یابد. مهار‌ت‌های حل مسئله و هوش هیجانی نیز مطلوب خواهد بود. از هم اکنون نیز در اقتصاد‌های دانش بنیان، بازار تقاضا برای دانش‌آموزان و دانشجویانی که دارای دانش ومهار‌ت‌های بالای فناوری هستند، به‌طور فزاینده‌ای رو به افزایش است، صرف داشتن مدرک و گواهینامه‌های عالی تحصیلی ارزش و جایگاهی ندارد.
میزهای گرم و دفترهای چندمنظوره
دفتر و محیط کار درآینده نیز پیرو شرایط کار و کارکنان، محیطی متحرک و پویا خواهد بود. با فناوری‌هایی که کارکنان را قادر می‌کند کارشان را تقریبا از هر جایی انجام دهند. با این حال این به معنی آن نیست که فضای اداری از بین می‌رود. بلکه فقط انعطاف‌پذیرتر و سازگارتر با شرایط کار و کارکنان خواهد شد. درواقع برخلاف آنچه که معمول است یک دفتر کار در یک طبقه با پلان باز وجود دارد که در برابر آن اتاقک و دفاتر خصوصی ویژه مدیران و گروه‌های گوناگون کاری جای گرفته، دفترهای کاری در آینده در فضای کاری باز، چند منظوره و بسیار منعطف طراحی می‌شود. به گونه‌ای که کارکرد بهتری در جهت تولید ایده‌ها و تقویت همکاری میان کارکنان و گسترش روابط کاری داشته باشد. «میزهای گرم»- hotdesk به معنی میزهای همفکری، تشریک مساعی، فضای باز و در عین حال آرام ، با مبلمان شبیه به هال و فضای سبز نیز در طراحی محیط‌های کاری آینده، جایگاه بیشتری خواهد داشت.
نشسته، ایستاده یا درازکشیده کار کنید
در طراحی دفترها و محیط‌های کاری آینده، ایجاد فضایی آزاد به گونه‌ای که امکان تحرک و فعالیت برای کارکنان باز باشد، اهمیت بسیار دارد. زیرا گفته می‌شود که کار در چنین محیطی سبب تحریک خلاقیت می‌شود و الهام‌بخش است. همچنین دارای گزینه‌های مختلفی است که به کارکنان امکان می‌دهد از صندلی‌هایی با طراحی و قابلیت‌های مختلف استفاده کنند. صندلی‌هایی که به کارکنان امکان می‌دهد به صورت ایستاده، نشسته یا حتی درازکش یا درحال راه رفتن(شبیه راه رفتن روی تردمیل) به کار و فعالیت خود ادامه دهند.
دفترها یا محیط‌های کاری هوشمند با استفاده از اینترنت اشیا IOT نه‌تنها در اداره امور کلی ساختمان همانند کنترل دما، نور و ابزارهای کاری از اینترنت اشیا استفاده می‌کنند، بلکه اساسا مجهز به سیستم‌های هوش‌مصنوعی هستند که این خود امکاناتی را دراختیار کارکنان و مدیران قرار می‌دهد که شاید برای کارکنان درروزگار ما چندان قابل تصور نباشد. به‌عنوان مثال دستیاران دیجیتال مجهز به هوش‌مصنوعی می‌توانند انجام اموری همانند جست‌وجوی اطلاعات، گردآوری داده‌های پایه، هدایت یا راهنمایی مراجعه کنندگان را برعهده بگیرند.
صندلی‌های مجهز به ماساژور
با به‌کارگیری یک سنسور روی میز کار یا صندلی هریک از کارکنان، هوش‌مصنوعی یا دیگر امکانات دیجیتالی حتی ممکن است، طرز نشستن کارکنان را اصلاح کند یا حتی با درک احساس تنش در پشت یا ستون مهره‌ها به کارکنان هشدار بدهد یا حتی درصورت لزوم امکان ماساژ نیز برای کارکنان فراهم کند.
صفحه نمایش‌های لمسی با نمای 360 درجه
مجهز کردن دفترهای اداری به صفحه نمایش‌های بزرگ و هوشمند درطرحی محیط کار در آینده چیز عجیبی نیست. این صفحه نمایش‌ها می‌تواند به همه کارکنان امکان حضور در ویدئو کنفرانس‌ها را بدهد. اتاق‌های کنفرانس مجهز به سیستم‌های هوشمندی خواهند شد که به ضبط ایده‌ها، ایجاد ارتباطات جدید یا شناسایی ایده‌های جدید، ارائه پشتیبانی، تصمیم‌گیری و ارتباط ایده‌ها به بقیه افراد شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک کنند.
LiFi وابزارهای وایرلس مینیاتوری
ابزارهای نمونه‌سازی همانند پرینترهای سه‌بعدی سبب کاهش وحذف مرحله سفارش و انتظار کشیدن برای دریافت بعضی تجهیزات و لوازم اداری می‌شود. از دیگر سو منتظر LiFi باشید که با استفاده ازLED می‌تواند 100 برابر سریع‌تر از Wifi داده‌های شما را منتقل کند و درعین حال بسیار امن تر است و امکان هک شدن نیز ندارد.
ابزارها و گجت‌های وایرلس مینیاتوری، امکان ارتباط بی‌سیم کارکنان را با یکدیگر و با رایانه‌های شخصی، گوشی و انواع سازمان دهنده‌های الکترونیکی، دوربین و... را یک‌جا ترکیب و ارائه می‌کنند. هوش‌مصنوعی به مدیران و روسای شرکت‌ها دستیارانی می‌دهند که با کمترین احتمال خطا، انجام کارها را برایشان کم‌هزینه‌تر و آسان‌تر از همیشه می‌کنند. گارتنر پیش‌بینی کرده است که در آینده نزدیک به دلیل استفاده از خدمات چت‌بات، هزینه خدمات مدیریتی تا حدود 60 درصد کاهش خواهد یافت.
گسترش اینترنت اشیا و شبکه گسترده‌ای از اشیای پوشیدنی مجهز به انواع حسگرهای هوشمند در ساختمان‌ها و ماشین‌آلات، همچنین توسعه زیرساخت‌ها، وسایل نقیله و نیز نظارت بر عملکرد کارکنان، باعث تحولات گسترده در محیط‌های کاری خواهد شد. دستگاه‌ها به‌طور خودکار کمبودهای خود را اطلاع و سفارش می‌دهند. پنجره‌های خودکار برای کاهش یا افزایش تابش نور و نیز سیستم‌های گرمایشی و روشنایی تنظیم می‌شوند.
مسائل امنیتی در اولویت قرار می‌گیرد
طبق گزارش HP (Hewlett-Packard ) حدود 70 درصد از دستگاه‌های هوشمند ارتباطی دارای محتویات به‌شدت محرمانه و آسیب‌پذیرند. قبلا مواردی از تلویزیون‌های هوشمندی دیده شده‌است که با هدف گوش کردن به مکالمه‌های کاربران و تبلیغ اطلاعات آن‌ها به شرکت‌های تبلیغاتی، مورد استفاده قرار گرفته‌اند. سال گذشته متوسط هزینه درزکردن داده‌ها برای سازمان‌های بزرگ 9/5 میلیون دلار برآورد شده‌است. درآینده کاربرد گذرواژه‌ها کافی نیست و تایید هویت با ترکیبی از فاکتورها مانند اثر انگشت همراه با شماره گوشی، علائم خاص و نیز کارت‌های بلوتوثی و مانند آن، صورت خواهد گرفت.
ظرف پنج سال آینده انواع گجت‌های پوشیدنی جای گوشی‌های همراه را خواهند گرفت و تمام اپلیکیشن‌هایی که امروزه روی گوشی نصب می‌شوند، به صورت پوشیدنی از تنظیم دما تا یافتن نشانی، مسیریابی و نیز ورود و خروج به محل کار را انجام می‌دهند.
روبات‌ها و پهپادهای اداری
این پهپادها و روبات‌ها به‌اندازه یک حشره مجهز به دوربین‌های پردازنده و سیستم‌های هدایتگر می‌توانند درتمام ابعاد ساختمان، راهرو‌ها و راه پله‌ها و نقاط حساس محل کار، وظیفه تامین امنیت را برعهده بگیرند.
با توجه به چنین وسعتی در تغییر ابزارهای کار، شرایط در دفاتر اداری، محیط کار و نحوه کار هرگز چیزی نخواهد بود که تاکنون تجربه کرده‌ایم.
